Privatlivspolitik

Vi anvender denne type data om dig

Vi anvender data om dig i forbindelse med, at du er medlem af E/F eller lejer . Det er blandt andet persondata, som vi i henhold til lovgivningen skal behandle, men også persondata, som er nødvendige i forhold til vedtægtsmæssige aftaleforhold med dig, samt i vores kontakt med dig.

De data, vi anvender, omfatter:

• Almindelige persondata, eksempelvis dit navn, din adresse, dit telefonnummer (fastnet og/eller mobil) og din e-mailadresse
• CPR-nummer
• Andre almindelige oplysninger, herunder tv-billeder i forbindelse med overvågning.

Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme persondata om dig, medmindre vores aftale inkluderer et behov for dette. Det kan være helbredsoplysninger i forbindelse med særlige tilretninger af din lejlighed, oplysninger i forbindelse med modtagelse af tilskud via serviceloven eller anden sociallovgivning eller oplysninger om opsætning af nøgleboks til brug for hjemmeplejen.

Vi kan også behandle persondata om dig i forbindelse med en klagesag, en sag om overtrædelse af husregler og lignende. Du vil i så fald blive orienteret herom.

Opsætning af tv-overvågning vil ske i overensstemmelse med reglerne i tv-overvågningsloven. Det betyder blandt andet, at der vil blive skiltet med områder, hvor der er tv-overvågning, at optagelser kun opbevares i henhold til lovgivningen, og at optagelserne i øvrigt vil ske på en sådan måde, at private områder, eksempelvis ind ad dør eller vindue i din lejlighed, ikke filmes.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde indhentes/modtages oplysningerne fra andre kilder:

• Sælger af lejlighed, mægler, din udlejer, offentlige myndigheder.

Vi indsamler og opbevarer dine persondata til bestemte formål

Vi indsamler og opbevarer dine data i forbindelse med bestemte formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål.
Det sker til brug for:

• Administration af E/F, herunder
  o Kommunikation med dig
  o Udarbejdelse af årsrapporter, generalforsamlingsreferater m.v.
  o Opkrævning af fællesudgifter og andre udgifter, der udspringer af dit medlemskab af E/F
  o Evt. særaftaler eller tilladelser om fx husdyrhold, vedligeholdelsespligt, forbedringer eller udlejning
  o Evt. klager fra dig eller klager om dig modtaget fra en anden
• Fastlæggelse af retskrav eller til imødegåelse af et retskrav, fx hvis der er en tvist om vedligeholdelsesmangler, manglende betaling af fællesudgifter eller manglende overholdelse af god skik og orden i ejendommen
• Opfyldelse af lovkrav, fx ved indsamling af oplysninger som følge af hvidvaskloven

Vi behandler kun relevante persondata

Vi behandler kun data om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for, hvilken type data om dig, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger fx ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål.

Vi behandler kun nødvendige persondata

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores drift af E/F. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler er nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamlinger
• Salg og administration af foreningens p-pladser
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af ejer- og boligafgift m.v.
• Udlejning af foreningens festlokale
• Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der viser en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af personoplysninger til administrator og revisor samt håndværkere m.v.
• Af praktiske og administrative hensyn samt med henblik på forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger også i en periode efter din udtræden af foreningen

Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata

Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende, hvilket sker ved kontakt med dig.

Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer.

For at sikre kvaliteten af dine data, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata.

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data. Vi har defineret sletterutiner og kontrol til sikring heraf.

Vi indhenter kun persondata, som vi har lov til

Vi har som udgangspunkt brug for dine persondata for at kunne administrere E/F, hvilket er et lovligt formål. Hvis vi ikke har et lovligt grundlag for at indhente dine persondata, indhenter vi dit samtykke, inden vi behandler dine persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor. Vi oplyser dig om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i at behandle dine persondata – også uden dit samtykke.

Har vi brug for dit samtykke, er dit samtykke frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger.

Vi videregiver ikke dine persondata uden vi har lov til det

Vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere og aktører, hvis vi har en lovlig hjemmel til det. Det kan være fordi vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, fx i forbindelse med tinglysning af vedtægter eller som led i indberetning til en myndighed, eller hvis vi har en berettiget interesse, og denne interesse ikke overstiger hensynet til dig. Det kan bl.a. være når vi udarbejder forbrugsregnskaber. Det kan også være, hvis der behandles tvister ved boligretten fx om vedligeholdelsespligt, erstatning for skade eller lignende.

Vi videregiver ikke persondata til brug for markedsføring.

Vi videregiver ikke dine persondata med aktører uden for EU/EØS, og vi deler ikke dine persondata med aktører i lande uden for EU/EØS.

Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores bestyrelsesmedlemmer eller medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og forbrug. Vi kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn. For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores datasæt.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Vi placerer kun nødvendige cookies, der sikrer den funktionalitet på E/F’s website, som du beder om, og som er undtaget for krav om samtykke.

Nødvendige cookies til sikring af funktionalitet og indstillinger kan anvendes uden dit samtykke.

Du kan få flere oplysninger på E/F’s hjemmeside om brug af cookies, og om hvordan du kan slette eller afvise dem.

Du har ret til at få adgang til dine persondata

Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet.

Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata, fx hvis dataene ikke længere er korrekte.

Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om din anmodning er berettiget, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at stoppe behandlingen af dine persondata.

Du har ret til at flytte dine data (Dataportabilitet)

Du har ret til at modtage de persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Du kan også få tilsendt dine data. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder, hvis du får brug for det.
Hvis du ønsker at bruge din ret til at flytte dine data (dataportabilitet), vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt format.

Vores sagsgang ved henvendelser

Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi om det er muligt og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter vi har modtaget din henvendelse.